什麼是 EndNote？為什麼研究生需要它？
EndNote 是由 Clarivate Analytics 開發的專業文獻管理軟體，自 1988 年問世以來，已成為全球學術機構最廣泛使用的參考文獻管理工具之一。對於需要處理大量文獻的研究生和學術工作者而言，EndNote 提供了從文獻搜尋、匯入、管理到自動生成引用格式的一站式解決方案。
與免費工具 Zotero 和 Mendeley 相比，EndNote 的最大優勢在於其與 Web of Science 的深度整合、超過 7,000 種引用格式的支援，以及強大的 Smart Groups 智慧分組功能。許多台灣的大學圖書館都提供 EndNote 的校園授權，讓學生可以免費使用這款專業軟體。
本文將從安裝設定開始，帶您逐步掌握 EndNote 的核心功能，包括文獻匯入、PDF 管理、Word 插件使用、自訂引用格式等進階技巧，幫助您大幅提升論文寫作效率。
如何取得與安裝 EndNote？
校園授權取得方式
台灣多數大學圖書館都有購買 EndNote 的校園授權，以下是常見的取得方式：
- 校園授權下載：登入學校圖書館網站，在「電子資源」或「軟體下載」區域找到 EndNote
- 圖書館教育訓練：許多圖書館定期舉辦 EndNote 教學工作坊，參加後可獲得安裝指引
- 資訊中心申請：部分學校需要透過校內資訊中心申請軟體授權金鑰
安裝步驟
Windows 系統安裝：
- 下載 EndNote 安裝檔（.exe）
- 關閉所有 Microsoft Office 應用程式
- 以系統管理員身份執行安裝程式
- 選擇「Typical」安裝模式（建議）
- 安裝完成後重新啟動電腦
- 開啟 Word 確認 EndNote 工具列已出現
Mac 系統安裝：
- 下載 EndNote 安裝檔（.dmg）
- 關閉所有 Office 應用程式
- 將 EndNote 拖曳至 Applications 資料夾
- 首次開啟時允許系統權限
- 開啟 Word 確認 EndNote 選單已出現
EndNote 版本比較
| 功能 | EndNote 20 | EndNote 21 | EndNote Web |
|---|---|---|---|
| 本機文獻庫 | ✅ | ✅ | ❌ |
| 雲端同步 | ✅ | ✅ | ✅ |
| PDF 全文搜尋 | ✅ | ✅ | ❌ |
| Smart Groups | ✅ | ✅ | 有限 |
| AI 輔助功能 | ❌ | ✅ | ❌ |
| Word CWYW | ✅ | ✅ | 有限 |
| 引用格式數量 | 7,000+ | 7,000+ | 3,000+ |
| 價格 | 付費/校園授權 | 付費/校園授權 | 免費（基礎版） |
文獻資料庫搜尋與匯入
線上搜尋功能
EndNote 內建了多個學術資料庫的搜尋介面，讓您不必離開軟體就能搜尋文獻：
- 開啟線上搜尋：在 EndNote 中選擇「Tools」→「Online Search」
- 選擇資料庫：從清單中選擇目標資料庫（如 PubMed、Web of Science、Library of Congress）
- 輸入搜尋條件：使用關鍵字、作者、年份等欄位進行搜尋
- 匯入結果：選取需要的文獻，直接匯入您的 EndNote 文獻庫
從外部資料庫匯入
Web of Science 匯入（最佳整合）：
- 在 Web of Science 進行搜尋
- 勾選需要的文獻
- 點擊「Export」→ 選擇「EndNote Desktop」
- 文獻會自動匯入 EndNote 並帶入完整 metadata
PubMed 匯入：
- 在 PubMed 完成搜尋
- 勾選文獻後點擊「Send to」
- 選擇「Citation manager」
- 下載 .nbib 檔案
- 在 EndNote 中選擇「File」→「Import」→ 選擇 PubMed (NLM) 格式
Google Scholar 匯入：
- 在 Google Scholar 設定中啟用「Show links to import citations into EndNote」
- 搜尋文獻後點擊「Import into EndNote」
- 下載 .enw 檔案並匯入
DOI 與 ISBN 快速匯入
EndNote 支援透過 DOI 或 ISBN 快速匯入文獻：
- 選擇「File」→「New Reference」
- 在 DOI 欄位貼上文獻的 DOI 編號
- 點擊「Find Reference Updates」
- EndNote 會自動填入所有 metadata 資訊
PDF 管理與全文搜尋
PDF 自動匯入與整理
EndNote 可以自動管理您的 PDF 文件：
- 自動附加 PDF：在「Preferences」→「PDF Handling」中設定自動附加規則
- 拖曳匯入：直接將 PDF 檔案拖曳到 EndNote 視窗，軟體會嘗試自動辨識文獻資訊
- 批次匯入：選擇「File」→「Import」→「Folder」，一次匯入整個資料夾的 PDF
- 自動重新命名：設定 PDF 檔案的自動命名規則（如「作者_年份_標題」）
全文搜尋功能
EndNote 的全文搜尋功能讓您可以在所有附加的 PDF 中搜尋特定內容：
- 在搜尋欄位選擇「Any Field + PDF」
- 輸入搜尋關鍵字
- EndNote 會顯示所有包含該關鍵字的文獻
- 雙擊文獻可直接開啟 PDF 並跳到相關段落
PDF 標註功能
在 EndNote 21 中，PDF 標註功能大幅強化：
- 螢光標記：選取文字後可加上不同顏色的螢光標記
- 文字註解：在 PDF 中添加個人筆記和評論
- 圖形標記：使用矩形、圓形等工具標記重要圖表
- 標註匯出：將所有標註匯出為摘要文件
Smart Groups 智慧分組
什麼是 Smart Groups？
Smart Groups 是 EndNote 最強大的文獻管理功能之一。與手動分組不同，Smart Groups 會根據您設定的條件自動篩選文獻，當新文獻匯入時，符合條件的文獻會自動歸入對應的 Smart Group。
建立 Smart Groups
- 選擇「Groups」→「Create Smart Group」
- 設定篩選條件，例如：
- 依年份：Year is greater than 2020
- 依關鍵字：Keywords contain "machine learning"
- 依作者：Author contains "Chen"
- 依評等：Rating is greater than 3
- 可使用 AND/OR 組合多個條件
- 命名 Smart Group 並儲存
Smart Groups 實用範例
| Smart Group 名稱 | 篩選條件 | 用途 |
|---|---|---|
| 近三年文獻 | Year > 2023 | 追蹤最新研究 |
| 待閱讀 | Read Status = Unread | 管理閱讀進度 |
| 核心文獻 | Rating >= 4 | 標記重要文獻 |
| 方法論文獻 | Keywords contain "methodology" | 分類研究方法 |
| 缺少 PDF | PDF = empty | 找出需要下載全文的文獻 |
Word CWYW（Cite While You Write）插件
什麼是 CWYW？
CWYW（Cite While You Write）是 EndNote 最核心的功能，讓您在撰寫論文時可以即時插入引用，並自動生成參考文獻列表。
基本操作流程
- 開啟 Word 文件：確認 EndNote 工具列已出現
- 定位游標：將游標放在需要插入引用的位置
- 插入引用：
- 點擊 EndNote 工具列的「Insert Citation」
- 搜尋需要引用的文獻
- 選取文獻後點擊「Insert」
- 自動格式化：EndNote 會自動在文中插入引用標記，並在文末生成參考文獻列表
進階引用技巧
多篇文獻同時引用： 在 Insert Citation 對話框中，按住 Ctrl（Mac 為 Command）選取多篇文獻，一次插入。
引用特定頁碼： 插入引用後，右鍵點擊引用標記，選擇「Edit Citation」→「More」，在 Pages 欄位輸入頁碼。
排除作者名稱： 當文中已提及作者名稱時，可在 Edit Citation 中勾選「Exclude Author」，只顯示年份。
添加前綴和後綴： 在 Edit Citation 的 Prefix 和 Suffix 欄位中添加文字，如「see」或「p. 25」。
切換引用格式
- 在 Word 的 EndNote 工具列中找到格式選擇下拉選單
- 從清單中選擇目標格式（如 APA 7th、Chicago、MLA 9th）
- 點擊後，所有引用和參考文獻列表會自動更新為新格式
- 如果清單中沒有需要的格式，點擊「Browse」搜尋更多格式
自訂引用格式（Output Styles）
為什麼需要自訂格式？
雖然 EndNote 提供超過 7,000 種預設引用格式，但某些期刊或學校可能有特殊的格式要求。此時您需要修改現有格式或建立新格式。
修改現有格式
- 選擇「Edit」→「Output Styles」→「Open Style Manager」
- 找到最接近目標格式的樣式
- 點擊「Edit」開啟格式編輯器
- 修改需要調整的部分：
- Citations：文中引用的格式（括號、分隔符號等）
- Bibliography：參考文獻列表的格式（排序、縮排等）
- Footnotes：腳註格式（如適用）
- 儲存為新的格式名稱
常見格式調整項目
| 調整項目 | 設定位置 | 範例 |
|---|---|---|
| 作者名稱格式 | Bibliography → Author Name | 姓在前/名在前 |
| 年份位置 | Bibliography → Templates | 緊接作者/括號內 |
| 期刊名稱 | Bibliography → Journal Names | 全名/縮寫 |
| DOI 顯示 | Bibliography → Templates | 顯示/隱藏 |
| 排序方式 | Bibliography → Sort Order | 依作者/依出現順序 |
EndNote 21 新功能介紹
AI 輔助功能
EndNote 21 引入了多項 AI 驅動的新功能：
- 智慧文獻推薦：根據您的文獻庫內容，自動推薦相關的新文獻
- 自動分類建議：AI 分析文獻內容，建議適合的分組和標籤
- 重複文獻偵測：更精準的重複文獻識別和合併功能
雲端同步強化
- 即時同步：文獻庫變更即時同步到雲端
- 跨裝置存取：在不同電腦間無縫切換
- 共享文獻庫：與研究團隊共享文獻庫，支援多人協作
- 版本控制：追蹤文獻庫的變更歷史
介面改進
- 全新的深色模式支援
- 改進的 PDF 閱讀器介面
- 更直覺的拖曳操作
- 強化的搜尋和篩選功能
EndNote vs Zotero vs Mendeley：三大工具比較
| 比較項目 | EndNote | Zotero | Mendeley |
|---|---|---|---|
| 價格 | 付費（校園授權免費） | 免費開源 | 免費（進階付費） |
| 引用格式數量 | 7,000+ | 10,000+ | 7,000+ |
| Web of Science 整合 | 最佳 | 一般 | 一般 |
| PDF 管理 | 優秀 | 良好 | 優秀 |
| Smart Groups | ✅ 強大 | ✅ 基礎 | ✅ 基礎 |
| Word 插件 | CWYW（最穩定） | 良好 | 良好 |
| 雲端儲存 | 無限（付費版） | 300MB（免費） | 2GB（免費） |
| 協作功能 | 良好 | 群組分享 | 社群功能 |
| 學習曲線 | 較陡 | 中等 | 較平緩 |
| 適合對象 | 重度學術使用者 | 一般研究者 | 初學者/社群導向 |
如何選擇適合的工具？
- 選擇 EndNote：如果您的學校提供免費授權、需要處理大量文獻（500+）、經常使用 Web of Science、需要高度自訂引用格式
- 選擇 Zotero：如果您偏好免費開源工具、需要跨平台使用、文獻量中等、重視社群支援
- 選擇 Mendeley：如果您是初學者、重視社群功能和學術網路、需要簡單直覺的操作介面
常見問題 FAQ
Q1: EndNote 校園授權到期後，已建立的文獻庫還能使用嗎？
授權到期後，您仍然可以開啟和瀏覽文獻庫，但部分功能（如 Word 插件、線上搜尋）會受到限制。建議在授權期間將重要文獻匯出為 RIS 或 BibTeX 格式備份，以便日後轉移到其他工具。
Q2: 如何解決 EndNote 與 Word 插件衝突的問題？
這是最常見的技術問題。解決步驟：(1) 關閉 Word 和 EndNote；(2) 在 EndNote 中選擇「Customizer」重新安裝 Word 插件；(3) 確認 Word 的 COM 增益集中 EndNote 已啟用；(4) 如果仍有問題，嘗試以安全模式開啟 Word 測試。
Q3: 如何從 Mendeley 或 Zotero 轉移文獻到 EndNote？
從 Mendeley 轉移：在 Mendeley 中匯出為 RIS 格式，然後在 EndNote 中選擇「File」→「Import」→ 選擇 RIS 格式匯入。從 Zotero 轉移：在 Zotero 中匯出為 RIS 或 BibTeX 格式，同樣在 EndNote 中匯入。注意 PDF 附件需要手動重新附加。
Q4: EndNote 的 Traveling Library 功能是什麼？
Traveling Library 是嵌入在 Word 文件中的迷你文獻庫。當您將含有 EndNote 引用的 Word 文件傳給他人時，即使對方沒有安裝 EndNote，引用資訊仍然保留在文件中。對方如果有 EndNote，還可以將這些引用匯入自己的文獻庫。
Q5: 如何處理 EndNote 中的重複文獻？
選擇「References」→「Find Duplicates」，EndNote 會自動找出可能重複的文獻。您可以逐一檢視並選擇保留哪一筆記錄。建議定期執行此功能，保持文獻庫的整潔。在 EndNote 21 中，AI 驅動的重複偵測更加精準。
Q6: 如何在 EndNote 中管理多個研究專案的文獻？
建議使用 Group Sets 功能：建立一個 Group Set 代表一個研究專案，在其下建立多個 Groups 和 Smart Groups 進行細分。例如：「碩士論文」Group Set 下可以有「文獻回顧」、「方法論」、「相關研究」等 Groups。
Q7: EndNote 支援中文文獻嗎？
支援。EndNote 可以正確處理中文文獻的 metadata，包括中文作者名、中文標題和中文期刊名。但需要注意：(1) 匯入中文文獻時確認編碼為 UTF-8；(2) 部分引用格式可能需要手動調整中文文獻的排序規則；(3) 建議為中文文獻建立專門的 Group 方便管理。
Q8: 如何備份 EndNote 文獻庫？
最安全的備份方式是使用「Compressed Library」功能：選擇「File」→「Compressed Library」→「Create」，這會將文獻庫和所有附加的 PDF 打包成一個 .enlx 檔案。建議定期備份到外部硬碟或雲端儲存空間。
Q9: EndNote 可以和 LaTeX 一起使用嗎？
可以。EndNote 支援匯出 BibTeX 格式，步驟：(1) 選取需要的文獻；(2) 選擇「File」→「Export」；(3) 選擇 BibTeX 格式；(4) 將匯出的 .bib 檔案放在 LaTeX 專案目錄中；(5) 在 LaTeX 文件中使用 \bibliography 命令引用。
Q10: 如何讓 EndNote 自動下載 PDF 全文？
在「Preferences」→「Find Full Text」中設定：(1) 啟用 OpenURL 連結（輸入學校圖書館的 OpenURL resolver）；(2) 啟用 DOI 和 PubMed 連結；(3) 選取文獻後點擊「References」→「Find Full Text」，EndNote 會嘗試自動下載可用的 PDF 全文。
Q11: EndNote 的 Manuscript Matcher 功能如何使用？
這是 EndNote 20/21 的特色功能：(1) 完成論文後，在 Word 的 EndNote 工具列中點擊「Manuscript Matcher」；(2) 系統會分析您的論文內容和引用的文獻；(3) 推薦最適合投稿的期刊清單，包含期刊的影響因子和接受率等資訊。
Q12: 如何解決 EndNote 文獻庫損壞的問題？
如果文獻庫無法正常開啟：(1) 嘗試使用「Recover Library」功能修復；(2) 如果有 .enlx 備份檔，解壓縮後重新開啟；(3) 如果使用雲端同步，嘗試從雲端重新下載；(4) 最後手段是建立新文獻庫，從備份的 RIS/BibTeX 檔案重新匯入。
結語：善用 EndNote 提升學術生產力
EndNote 作為學術界最專業的文獻管理工具，雖然學習曲線相對較陡，但一旦掌握其核心功能，將能大幅提升您的研究效率。特別是對於需要處理大量文獻的博士生和研究人員，EndNote 的 Smart Groups、CWYW 和自訂格式功能是不可或缺的生產力工具。
建議您從以下步驟開始：首先確認學校是否提供免費授權，接著安裝軟體並匯入現有文獻，然後在下一篇論文中開始使用 CWYW 功能。隨著使用經驗的累積，您會逐漸發現 EndNote 的強大之處，並建立起屬於自己的高效學術工作流程。